2．会議の準備、議題の整理

◆作業の概要、目的、タイミング

会議が決まったら、当日までにその準備をする。

• 議事と内容の整理、必要な資料の準備、質問項目の洗い出し、事前調査など

◆事前に必要なもの、情報

この作業の前段階として以下の作業を行い、また、作業に必要な情報として以下のものや情報等を用意しておく。

◆具体的な作業項目、手順

訪問目的や所要時間などを確認する。

• 「この会議で何をするか」という主目的が明確でないと、無駄な話が多くなったり、決めるべきことが決まらなかったりして、準備作業や会議時間が無駄になる。
  • ○○について意見を集める
  • △△を説明する
  • ××についてヒアリングする
  • ◇◇をどうするか決める
  • その他
• 目的や所要時間をはっきりさせることによって、主な議題や流れがおのずと決まってくる。

目的に応じ、関連情報を収集・調査する。

• 類似案件にどんなものがあるか、一般的にどんな技術要素が使われているか、など。
• 初めて会う相手の場合は、その会社の情報や業界情報についてもリサーチしておく。
• HP、パンフレット、業界ニュース、詳しい人に聞くなど。

会議の当日をイメージして、準備をしておく。

• 議題の整理、内容の整理、時間配分、担当分担など。
  議事次第として簡単にレジュメを作っておくと、分かりやすい。
• あらかじめ話の優先順位をつけておき、当日は最低限やるべきことはやった上で、その他は柔軟に調整できるようにする。
• あらかじめ相手と関連資料をやり取りしたり、考えを簡単に伝えておいたりするのもいい。
  当日は話を確認・調整するだけになるので、効率的になる。

資料の準備が必要な場合は、その資料を用意・作成する。

• まず必要な資料を特定し、それらを入手・作成する。最後に必ずチェックする。

議事項目と内容、流れを想定し、質問項目を洗い出しておく。

• 相手に対しての質問／相手から「聞かれる」と想定される質問。
• 相手に対する質問は、「なぜその質問が必要か／答えを何に使うか」という明確な理由付けをしておく。
• 相手から受ける可能性がある質問については、ある程度予測し、その対処方法を考えておく。

◆成果物、最終イメージ、作業例

この作業で以下の成果物を出す。または完成イメージの状態にする。それをこの後の作業につなげる。

◆作業上のポイント、注意点

当日は、こちらがやりたいことがすべてとは限らない。（こちらで予想していなくて）相手から切り出される話もある。
あらかじめ、時間配分には余裕を持っておく。

自分の手元資料もあるが、当日相手に提出するものもあるので、（内容や形式など）そのつもりで作っておく。

• 自分の手元資料のつもりで用意したものが、その場で相手に「見せてもらっていいですか？」と言われることもある。 いい加減なことは書かないほうがいい。

Copyright © Xincor miXell Co., Ltd. All rights reserved