4．会議の進行

◆作業の概要、目的、タイミング

議事次第にしたがって、会議を進める。

◆事前に必要なもの、情報

この作業の前段階として以下の作業を行い、また、作業に必要な情報として以下のものや情報等を用意しておく。

◆具体的な作業項目、手順

事前に想定した議事次第にしたがって、会議を進める。　　 最初に、大まかな議事項目を説明するといい。
　ex. 「本日は、AとBとCをやります」
基本的には、それにしたがって進める。

想定外のことを相手から言われても、さえぎらない。基本的には、相手の話を聞く。

質問のやり取りは、どの件について何を聞きたいのかを明確にする。 
答える側になった時も、まず結論から言う。

• その場で答えられない場合は、「調整して後日（いつまでに）お答えします」と言う。
  黙ってしまったりしない。そのかわり、後日（あまり日をおかずに）責任持って必ず返答する。

メモを取る。

• 何の件で、誰が、どう発言したか
• 決定事項、疑問なこと
• やらないといけない作業（いつまでに、誰が、何を）

決定事項、検討事項、今後の作業などは、特に明確にしておく必要がある。 

• 決定事項：どんな理由・背景で、どうすることになったか。
• 検討事項：どんな条件・制約で何が決められないか、いつまでに決めないといけないか。
• 今後の作業：いつまでに、誰が、何をどうしないといけないか。
• 議事録などの形に残す必要がある。

最後に、内容の確認と今後の予定の確認をする。双方の認識に違いがあれば、なるべくその場で確認しておく。
基本的なビジネスマナーを心がけ、相手に対して自信を持って話す。

• あいさつ、言葉づかい、態度、目線などに注意する。
  良くない印象を与えると、その後のやり取りにも影響が出る。
• 相手を見ずにメモばかり見ていたり、「えーと」「あのー」などという言葉が多かったりすると、説得力が感じられない。
  メモばかり見ずに自信を持って話すには、それなりの知識や事前準備が必要。

◆成果物、最終イメージ、作業例

この作業で以下の成果物を出す。または完成イメージの状態にする。それをこの後の作業につなげる。

◆作業上のポイント、注意点

確認・質問などは、なるべくその場で行う。

• 「あとで聞こう」と思っていても、忘れてしまったり、また別の機会に時間を取らなければならなくなる。
  正確さや効率が悪くなる。

メモは、後で見た時に分かるように取る。

• 適当なメモの取り方をしていると、後で見返しても分からない。
• あらかじめ想定される議題ごとに項目や用紙を分けておいたり、発言者別にしたりなど、いろいろな工夫の仕方がある。

メモを取ることに集中して会話にならないことがある。あまり空白の時間を作らないよう、慣れも必要。  
メモ担当者を別に設けることもいい。 

• メモ担当者を設けてもいいが、会議中にその人が一言もしゃべらないのは、けっこう気持ち悪い。
  同席者に不快感を与えないようにすること。

やらないといけないができなかったことは、「時間をあらためて○○について話をさせてください」と念を押しておく。

• 話をうやむやにしない！

事前に順番や時間配分を決めていても、なかなかその通りには進まない。

• その場で相手から切り出される項目もあるし、質疑応答に思ったより時間がかかることもあるし、想定していなかった重要項目が出てくることもある。
• 項目に優先順位を持たせ、時間配分を柔軟に考えておく。

役割毎／項目毎に担当を分けるのも効率的だが、その人が何かの事情で対応できなくなると、  
会議の進行自体がおかしくなる可能性もある。  
担当者だけでなく、それ以外の人もある程度把握しておかないと、その場でフォローがきかない。

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