3．企画・提案書の構成、作成

◆作業の概要、目的、タイミング

必要な項目とその意味合い、あるべき順序を理解し、提案書としてまとめる。

• ある程度の企画内容が出そろってきたら、形にするために項目をそろえる。
• または、提案書の項目を先に用意して、その中を埋める形で内容をそろえていく。

「相手先に提出するもの」という意識で、ドキュメント化する。

• 最終的には、この提案書を見て「導入するかどうか」を顧客が判断する。
• 内容だけでなく、形式・体裁も意識する。
• 実際に開発プロジェクトが始まったら、この提案書をベースに設計をすることもある。

内容が具体的であること、現実的であること
見やすく、分かりやすいこと
説得力があること
今後、ユーザとともに導入・推進を進めていく上での、協調性があること

◆事前に必要なもの、情報

この作業の前段階として以下の作業を行い、また、作業に必要な情報として以下のものや情報等を用意しておく。

◆提案書として一般的な、説明項目

ここに出したものは提案書としてすべて必要なわけではなく、必要に応じて取捨選択する。
場合によっては、ここにない項目も付けたほうがいいこともある。

• 主に、以下の論点を盛り込む必要がある。
  • 誰に、何を提案するのか　＝　Who、What
  • どんな目的のために、何を解決するために提案するのか　＝　Why
  • そのためには、どんな方法が考えられるのか　＝　Which
  • 具体的に、どうすればそれを実現できるのか　＝　How、When、How Much
• 要は、導入のメリットと内容、それにあたって必要な環境・コストなどが分かるようにする。

提案する新システムの概要・コンセプト

• どんなシステムか、何を実現するものかを説明する。
  アピール性をねらって、キャッチコピー的でもよい。

新システム提案の（業務的・技術的）背景、導入のメリット

• なぜこのシステムが必要になるのか、誰のどんなニーズから検討されたものかを説明する。
• システムを導入することで、（ユーザの業務的・技術的な）どんな問題がクリアされるのか、どんな目標を達成できるのかを説明する。

新システムの稼働環境

• ハードウェア・ソフトウェアとして何が必要になるのか、、どんな環境で稼働するものかを説明する。

新システムの機能・画面構成、画面イメージ

• システムにはどんな機能があるのか、（全体として）操作・画面の流れはどんなイメージなのかを説明する。
• 主な画面について、どんなイメージ・操作性なのかを説明する。

特にアピールする部分、補足（その他条件など）

• 機能や画面、環境などで、（他システム・他社にはない）特徴的な部分を説明する。
• その他補足事項や条件などがあれば、説明する。

運用・保守のイメージ

• 運用・保守項目としてどんなことが必要になるか、自社としてサポート可能な範囲を説明する。

導入後の展開

• システム導入後、さらに（業務的・技術的に）どんな展開が可能になるか／予測できるかを説明する。

開発スケジュール・体制、費用見積

• どの程度の期間・体制で構築を進めるか、システム稼働はいつを目指すかを説明する。
• どの程度のコストで構築可能かを説明する。

◆具体的な作業項目、手順

今までのヒアリング内容、検討内容、調査内容などをまとめ、ドキュメントに盛り込む。

• 内容的に目新しいことを書く必要はなく、これまでの検討結果を提案資料としての形式にする。
• 全体を通して、企画・提案の導入によって達成できるメリットを強調する。
• 導入後のイメージを、できるだけ明確に喚起する。
• 費用面や導入スケジュールについても、現実的であることを明示する。

ドキュメント作成上の注意点

• ページ番号
  ファイルを分けたり、「ある部分はWord、ある部分はExcelで作る」ということもあるが、最終的にはちゃんと通しで振る。
• 項番、項目タイトル
  各項目には項番と項目タイトルを適切に振る。
  いきなり内容に入ると、ドキュメントを順番に見ていて、何のことだかよく分からない。
• 目次
  項番・項目タイトルとページ番号を、実際ときちんと一致させる。
  説明や質疑応答の際、「○ページの△△については～」と言いやすい。
  （これがなかったり、一致してなかったりすると、説明や質疑応答がほんとにやりにくい。）
• フォント
  全体で統一する。「項目タイトルはゴシック体、詳細部分の文字は明朝体」などといった使い分けもできる。
• 「見て、分かりやすい」構成を意識する。
  • 文章をただひたすら並べるのではなく、図表や箇条書きを利用する。
  • 図示や色分けなどを工夫し、強調したいことを強調する。
  • Officeアプリケーションなどで、見栄えがいい機能や効率よくできるような機能を知り、使えるようにしておく。

◆成果物、最終イメージ、作業例

この作業で以下の成果物を出す。または完成イメージの状態にする。それをこの後の作業につなげる。

◆作業上のポイント、注意点

相手先に出すドキュメントなので、入念にチェックする。

• できれば、作った本人以外の人がチェックする。
  自分が作った部分は目が甘くなり、細かい誤字脱字などをつい見落としがちになるため。
  自分でチェックする場合は、必ず第三者の視点で厳しくチェックする。
• 部分だけでなく、全体を通してのドキュメントの体裁や、項目間の整合性が取れているかどうかなどもチェックする。

ドキュメントに書いたことは、責任持って説明できるように内容を把握しておく。

• 「ここは自分の担当ではないから」と思っていてはダメ。担当外の部分でも、聞かれることもある。
  「会社として」提出するドキュメントなので、相手は「このドキュメントはＡ社から出たのだから、Ａ社の人に聞けばいいだろう」と思う。

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