3．企画案の説明、提案

◆作業の概要、目的、タイミング

企画案を相手に説明し、理解してもらう。
必要に応じて内容をドキュメント化し、それをもとに説明する。

• この後、さらに企画案を具体化・詳細化していき、導入費用（コスト）を算定する。
• 企画案の内容とコストがお客さまに認められたら、発注してもらえる。

◆事前に必要なもの、情報

この作業の前段階として以下の作業を行い、また、作業に必要な情報として以下のものや情報等を用意しておく。

◆具体的な作業項目、手順

企画案としての、主な説明項目

• 企画案のコンセプト、目的：
  その企画案は、何をするもので、どんなことに効果があるか。企画案の基本方針は何か。
• 概要：その企画案は、何をするものなのか。
• 主な機能、流れ：各機能の概要、ユーザが操作する上での流れ。
• 導入メリット：企画案の導入効果の具体例。

説明を補完するものとして、あらかじめ、説明に準じた資料を作成する。

• 文章を主体にするのではなく、箇条書きやフローチャート、図表を活用する。
  （その補足説明として、文章を使うといい。）
• なるべく具体的に表現し、「ユーザが何をすると、システムが何をしてくれるのか」をイメージしやすくする。
• 必要に応じて、技術や業務の関連調査をする。

資料に、形式として必要なこと（あったほうがいいこと）

• 日付、会社名、資料タイトル
• 目次（資料のボリュームが多い場合。議事進行シートに含めてしまう、という手もある）

資料をもとに説明をする。
質問をおりまぜ、ユーザの反応を聞き出す。それにあわせて企画案を調整していく。

説明時の、反応のうかがい方

1. 一部分について説明をしたら、その部分についての質問・感想・意見などをうかがう。
   • その場その場で聞くので内容的には漏れがなくなるが、途中で会話が盛り上がると、時間がかかって最後までいけなくなる可能性がある。
2. 最初に、「ひととおり説明させていただいて、最後にご意見をうかがいます」と断っておく。
   • 時間配分はコントロールしやすいが、気になった部分があっても通り過ぎて忘れてしまったりして、漏れが出る可能性がある。

◆成果物、最終イメージ、作業例

この作業で以下の成果物を出す。または完成イメージの状態にする。それをこの後の作業につなげる。

◆作業上のポイント、注意点

そのシステム全体で何をしてくれるのか、業務・経営に対してどんな効果があるのか、を明確にする。

• 個々の機能説明に走りがちだが、それ以前に「全体としてどうなのか」ということをはっきりさせる。個々の機能説明は、その後にする。
• まず全体を説明しないと、詳細が理解できない。

細かい部分に話が及ぶと、話がふくらみがちになる。全体の優先順位をしっかり頭に入れておき、時間配分に注意する。

• 優先順位の低い部分や後で決めてもいい部分で盛り上がりそうになったら、「そのことはまた後で決めても大丈夫ですので、先にこちらを説明させてください」などと対応する。
• 「後でいいから」などという言い方をすると、「今自分が話していることは、どうでもいいわけ？」という印象を与えてしまう。話の切り出し方に注意する。

この段階で提示するものは、あくまで「こういうことができますよ」という例であって、そのものを「作らせろ／導入しろ」と言っているわけではない。  
これをたたき台として、ユーザが具体的に「こんなものを作って、こうしたい」という要望を引き出す段階。  
具体的な要望を引き出し、技術的に可能であれば企画に組み込む、という姿勢を強調する。  

• 自分たちのアイデアを押しつけるものではない。

相手の質問・要望は、ひとまず聞いておく。

• もし少し聞いただけで「受け入れられない」と分かっても、話をさえぎると、「こちらの話を聞いてくれない」という印象を与える。
  簡単に聞くだけは聞いておき、相手の立場に理解を示した上で、こちらの提案のメリットや技術的側面を建設的に説明する。
• 「なぜ、そんな質問・要望を出したか」という背景を聞くことで、代替案を提示し、組み込むことも可能になる。

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