6．メールでのやり取り

◆作業の概要、目的、タイミング

必要に応じて、随時。

◆事前に必要なもの、情報

この作業の前段階として以下の作業を行い、また、作業に必要な情報として以下のものや情報等を用意しておく。

◆メールで一般的な項目

件名の付け方 

• 用件を簡潔に表す。送信者氏名や目的などを含めることもある。
  ex. 「【連絡】第５回定例会議の開催：小川」

宛名、あいさつ、名乗る

• 「誰宛てのメールか」を明記する。
  ex. 「株式会社○○ △△様」
  ex. 「◇◇プロジェクトメンバー 各位 （CC：△△マネージャー）」
• 紙の文書ほど形式張ったあいさつはいらないが、簡単にあいさつし、まず名乗る。
  ex. 「いつもお世話になっております。シンカーミクセルの小川です。」（対・社外の場合）
  ex. 「お疲れさまです。技術部の小川です。」（対・社内の場合）

用件を明瞭簡潔に書く。

• 必要に応じて箇条書きを利用する。だらだらと文章でばかり書かない。
• 前置きなく本題に入っても、相手には分からないこともある。場合によっては、そのメールを出した経緯・背景なども含める。

終わりの一言

• 用件を言って終わりにするのではなく、「よろしくお願いします」「ご検討ください」など一言付け加え、丁寧な気持ちを示す。

署名（Signature）

• ビジネスメールでは署名がないメールは恥ずかしいので、必ず付ける。
  折り返しの連絡をしやすいようにする。
  ただし、ごちゃごちゃと長すぎる署名は逆によくない。

添付ファイル

• 特別なソフトを使ったファイルは、受信相手が扱えないことがある。バージョンにも注意する。
• 一度に送る数が多かったり、サイズが大きかったりすると、相手が受信できなかったり扱いが煩雑になったりする。
  圧縮ソフトを利用したり、事前に相手に断ったりする。（圧縮ソフトは、受信相手側で利用できるかどうかの確認が必要。）
• 本文中に、添付ファイルのファイル名リストや用途などの説明書きを加えると分かりやすい。

◆成果物、最終イメージ、作業例

この作業で以下の成果物を出す。または完成イメージの状態にする。それをこの後の作業につなげる。

◆作業上のポイント、注意点

気軽に使えるツールだが、表現が文字しかないので、ちょっとした言葉の使い方でもニュアンスが変わる。  
相手の手元に残るものでもあるので、よく考えながら書く。 

• 安易に書くと誤解されたり、印象を悪くしたりする。

うっかりミスはけっこう多いので、十分注意する。

• あて先間違い、まだ作成中なのに［送信］を押してしまった、．．．
  ⇒ 情報保護、営業機会の損失などにつながり、信頼を落とす。

万一のため、送受信履歴を残す。

• メールソフトのフォルダを適切に利用したり、添付ファイルを整理しておいたりする。いつでも取り出し、見返せるようにしておく。
• いざという時、議事録としての役割になる。「いつ」「誰が」「何を言った」

仕事での用事なのか、個人的な用事なのか、きちんと使い分ける。
仕事で使うアカウントは、定期的にメールチェックする。

メールの使い方やビジネス文書の書き方は、市販の書籍やネットにも、いろいろ記載されている。  
人のメールの書き方などもあわせて、参考にすること。

そもそも、メールで送るべき用件なのかどうかを考える。電話のほうが迅速・確実なこともある。

Copyright © Xincor miXell Co., Ltd. All rights reserved