5．議事録

◆作業の概要、目的、タイミング

会議終了後、なるべく早く作成する。
その場にいなかった関係者や、（プロジェクトに）途中から入った人でも、読めば経緯が分かるようにする。
決定事項や双方の責任範囲を明確にし、後になって「言った／言わない」のトラブルを防ぐ。

• 場合によっては、裁判や調停の材料になることもある。

◆事前に必要なもの、情報

この作業の前段階として以下の作業を行い、また、作業に必要な情報として以下のものや情報等を用意しておく。

◆具体的な作業項目、手順

議事録の取り扱い方 

1. 会議メモなどをもとに、作成する。
   あらかじめ議事録フォーマットがあれば、それを使う。
2. 内部回覧・確認 → （修正） → 承認
3. 外部回覧・確認 → （修正） → 承認
4. （ファイルまたは紙を）保管する。

◆議事録として一般的な項目

会議名、日時、場所、書記

出席者

• 複数の会社の人が出席している場合は、（相手の会社の人は）会社名や役職名も書く。身内は呼び捨て。
  ex. 「株式会社○○（相手方） Ａ課長、Ｂ様　　株式会社△△（自社）　Ｃ、Ｄ」

議事項目

• フォーマットと内容ボリュームによっては、議題部分（議事項目のみ）と詳細部分に分ける。議事項目にはくどくど書かない。
  議事録の１枚目で、その会議の概要がつかめるようにするため。

議事詳細

• 議事項目の順番に準じて、詳細を書く。内容に応じて適切に分類し、それぞれの経緯～結論を簡潔明瞭に書く。
  場合によっては、詳細を添付資料に分ける。

決定事項

• 「何が」「どうなる」、「誰が」「どうする」など、５Ｗ２Ｈを明確にする。

検討事項

• 「誰が」「いつまでに」「何を」検討しないといけないのか、決定の条件・制限事項は何か、を明確にする。

今後の作業

• 「誰が」「いつまでに」「何を」するのか、を明確にする。

次回予定

• 分かっている場合は、記載しておく。

添付資料

• ある場合は、その資料タイトルを議事録内にリストアップし、添付する。
  （紙なら添付、ファイルなら議事録と同じ場所に保管、など。）

◆成果物、最終イメージ、作業例

この作業で以下の成果物を出す。または完成イメージの状態にする。それをこの後の作業につなげる。

◆作業上のポイント、注意点

議事録を正確に作成するためにも、（会議中の）メモはきちんと取る。
ミスのないよう、気を付ける。「後に残る文書」「人に見せる文書」であることを意識する。

• 固有名詞、日付・数字の間違いは論外。
• 誤字脱字、言葉の間違い、文のかかり方などに注意する。
  ⇒ 意味が変わったり、誤解されたりする。

作って「おしまい」ではなく、関係者の確認・承認を受けるまでが議事録の仕事となることを意識する。


ファイル名の付け方を工夫する。 

• 「会議名＋日付」は、よくあるパターン（「○×会議20110315.doc」など）。
  日付を含めておくと後で分かりやすく、並べ替えもしやすい。

プロジェクトや内容によっては、社外秘のこともある。
確認・承認方法、保管方法、外部とのやり取りなど、十分注意する。

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